Personalverwaltung für die Jugendhilfe
Stammdaten, Verträge, Qualifikationsnachweise und Systemzugänge der Mitarbeitenden an einer Stelle: barnuva bildet die Mitarbeitenden-Akte digital ab und verbindet sie mit Dienstplanung, Zeiterfassung und den Nachweispflichten gegenüber Jugendamt und Betriebserlaubnis.
Die Mitarbeitenden-Akte als zentrale Datenbasis.
Stammdaten, Vertragsverhältnisse und Arbeitszeitmodelle liegen in der Praxis oft verstreut in Ordnern, Excel-Listen und einzelnen Lohnbüro-Unterlagen. barnuva führt diese Informationen in einer digitalen Akte je Mitarbeiter:in zusammen.
Stammdaten zentral pflegen
Kontaktdaten, Anstellungsverhältnis, Qualifikationsprofil und weitere personenbezogene Angaben werden an einer Stelle gepflegt, statt in mehreren Listen parallel gepflegt werden zu müssen.
Verträge nachvollziehbar dokumentieren
Arbeitsverträge, Befristungen und Vertragsänderungen werden der jeweiligen Akte zugeordnet. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, unter welchen Bedingungen eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aktuell beschäftigt ist.
Arbeitszeiten und Stellenanteile
Stellenanteil, vertragliche Wochenarbeitszeit und Arbeitszeitmodell sind hinterlegt und stehen der Dienstplanung als verlässliche Grundlage zur Verfügung.
Qualifikationen und Nachweise im Blick behalten.
Das Fachkräftegebot und die Nachweispflichten gegenüber Landesjugendamt und Betriebserlaubnis verlangen, dass Qualifikationen und Nachweise nicht nur vorliegen, sondern auch aktuell bleiben.
Fortbildungen dokumentieren
Absolvierte Fortbildungen werden mit Datum, Inhalt und – sofern relevant – Gültigkeitsdauer in der Akte erfasst. So lässt sich der Qualifikationsstand eines Teams auf einen Blick einsehen.
Erweiterte Führungszeugnisse (§ 72a SGB VIII)
Ausstellungsdatum und Wiedervorlage werden pro Mitarbeiter:in hinterlegt, um den gesetzlich vorgesehenen Nachweis über die persönliche Eignung dokumentiert nachhalten zu können.
Erste-Hilfe-Nachweise
Erste-Hilfe-Kurse werden mit Gültigkeitsdauer erfasst, damit rechtzeitig erkennbar wird, wenn eine Auffrischung ansteht.
Automatische Ablauf-Überwachung
Alle Nachweise mit Gültigkeitsdauer werden über das Fristenmanagement überwacht. Läuft eine Frist ab, erscheint rechtzeitig ein Hinweis, statt dass der Ablauf unbemerkt verstreicht.
Kein Ersatz für die rechtliche Prüfung
Die Ablauf-Überwachung unterstützt dabei, Fristen im Blick zu behalten. Ob ein Nachweis im Einzelfall den Anforderungen von Landesjugendamt oder Betriebserlaubnis genügt, bleibt eine fachliche und rechtliche Einschätzung der Einrichtung.
Eine Datenbasis für Dienstplanung und Zeiterfassung.
Personaldaten, die einmal in der Mitarbeitenden-Akte gepflegt sind, stehen den angrenzenden Modulen direkt zur Verfügung – ohne doppelte Erfassung.
- 1
Stellenanteil und Arbeitszeitmodell übernehmen
Vertragliche Wochenarbeitszeit und Stellenanteil aus der Personalverwaltung bilden die Grundlage für die Dienstplanung, sodass Schichten realistisch mit dem vereinbarten Umfang geplant werden. - 2
Verfügbarkeiten berücksichtigen
Hinterlegte Verfügbarkeiten und Dienstwünsche der Mitarbeitenden fließen in die Planung ein, statt separat abgefragt werden zu müssen. - 3
Stundenkonto aus der Zeiterfassung
Dokumentierte Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung werden dem Stundenkonto der jeweiligen Mitarbeitenden-Akte zugeordnet – für einen aktuellen Überblick über Ist- und Soll-Stunden.
Zugänge und Rollen zentral steuern.
Systemzugänge an die Akte gekoppelt
Anlage und Deaktivierung von Zugängen erfolgen im Zusammenhang mit der Mitarbeitenden-Akte. Scheidet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus, lässt sich der Zugang von zentraler Stelle entziehen.
Rollen und Berechtigungen
Rollen bestimmen, welche Bereiche eine Fachkraft im System einsehen und bearbeiten darf – von der Klientenakte bis zur Medikamentengabe. Die Zuweisung erfolgt über die Personalverwaltung.
Das Modul in barnuva
Personaldaten stehen selten für sich allein: Sie sind Grundlage für die Dienstplanung, fließen in die Abrechnung ein und liefern über das Fristenmanagement rechtzeitig Hinweise, wenn Qualifikationsnachweise erneuert werden müssen.
Arbeitet zusammen mit:
Häufig gestellte Fragen
Personaldaten an einer Stelle verwalten
Erleben Sie, wie barnuva Mitarbeitenden-Akte, Dienstplanung und Nachweispflichten in Ihrer Einrichtung verbindet.