Dienstplanung für die Jugendhilfe
Wohngruppen müssen rund um die Uhr besetzt sein, gesetzliche Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind einzuhalten, tarifliche Vorgaben des Tarifvertrags für den Sozial- und Erziehungsdienst (TVöD-SuE) müssen berücksichtigt werden – klassische Werkzeuge wie Excel stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. barnuva vereint Personalplanung, Abwesenheitsverwaltung, Einsatzplanung und Zeiterfassung in einem System.
Schichtmodelle in der Jugendhilfe.
Je nach Einrichtungstyp und Betreuungsbedarf kommen unterschiedliche Schichtmodelle zum Einsatz. barnuva unterstützt alle gängigen Modelle und ermöglicht die flexible Konfiguration von Schichtzeiten.
Drei-Schicht-Modell
Das klassische Modell in stationären Einrichtungen: Frühdienst (ca. 6:00-14:00 Uhr), Spätdienst (ca. 14:00-22:00 Uhr) und Nachtdienst (ca. 22:00-6:00 Uhr). Stellt die lückenlose Betreuung sicher und ist besonders in intensivpädagogischen Wohngruppen verbreitet.
Zwei-Schicht-Modell mit Nachtbereitschaft
Viele Wohngruppen arbeiten mit Früh- und Spätdienst, ergänzt um eine Nachtbereitschaft. Diese wird nach TVöD-SuE anders bewertet als aktiver Nachtdienst – barnuva berücksichtigt die Unterscheidung automatisch in der Dienstplangestaltung.
Bereitschaftsdienst und geteilter Dienst
Für ambulante Dienste und Rufbereitschaften bietet barnuva spezielle Dienstarten. Geteilte Dienste und Bereitschaftsdienste werden mit ihren spezifischen Arbeitszeitregelungen korrekt erfasst und in die Einsatzplanung integriert.
Gesetzliche Vorgaben bei der Dienstplanung.
Bei der Erstellung von Dienstplänen in sozialen Einrichtungen müssen zahlreiche gesetzliche und tarifliche Vorgaben beachtet werden. barnuva prüft diese automatisch und warnt bei Verstößen.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das ArbZG regelt die maximale tägliche Arbeitszeit (§ 3: grundsätzlich 8 Stunden, maximal 10 Stunden), Ruhezeiten zwischen zwei Diensten (§ 5: mindestens 11 Stunden), Pausenregelungen (§ 4) und Nachtarbeitsregelungen (§ 6). Jeder geplante Dienst wird gegen diese Vorgaben geprüft.
TVöD-SuE und tarifliche Regelungen
Der Tarifvertrag für den Sozial- und Erziehungsdienst enthält zusätzliche Regelungen für Zeitzuschläge, Überstundenvergütung, Wechselschichtzulagen und die Bewertung von Nachtbereitschaft. barnuva berücksichtigt diese bei der Dienstplanerstellung und der Berechnung von Zuschlägen.
Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
Für minderjährige Auszubildende in der Einrichtung gelten besondere Regelungen: verkürzte Arbeitszeiten, keine Nachtarbeit und verlängerte Ruhezeiten. Die Personalplanung berücksichtigt den Status jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters automatisch.
Veröffentlichung erst nach Konfliktlösung
Bei Verstößen gegen ArbZG, JArbSchG oder TVöD-SuE zeigt barnuva eine Warnung an – der Dienstplan kann erst veröffentlicht werden, wenn die Konflikte gelöst sind.
Excel-Dienstplan vs. Dienstplan-Software im Vergleich.
| Kriterium | Excel-Dienstplan | barnuva Dienstplanung |
|---|---|---|
| Regelprüfung | Keine automatische Prüfung | ArbZG, JArbSchG, TVöD-SuE automatisch |
| Konflikterkennung | Manuell durch Drüberlesen | Echtzeit-Warnung bei Überschneidungen |
| Urlaubsverwaltung | Separate Tabelle nötig | Integriert mit Resturlaubsberechnung |
| Mitarbeiterwünsche | Per Zettel oder E-Mail | Digitales Mitarbeiterportal |
| Auswertungen | Aufwendige Formeln | Automatische Reports auf Knopfdruck |
| Mehrere Standorte | Separate Dateien | Ein System für alle Gruppen |
barnuva Dienstplanung im Detail.
Von der Planung bis zur Auswertung – so läuft die Dienstplanung im Alltag ab.
- 1
Schichtplanung per Drag-and-Drop
Dienstpläne mit konfigurierbaren Schichtmodellen erstellen: Mitarbeitende werden per Drag-and-Drop auf Schichten gezogen, Verfügbarkeiten und Wünsche werden farblich angezeigt. Bereits geplante Urlaube, Fortbildungen und Krankheitstage werden automatisch berücksichtigt. - 2
Abwesenheitsverwaltung
Urlaubsanträge werden digital eingereicht und genehmigt, Krankheitstage, Fortbildungen und Sonderurlaub erfasst. Die Resturlaubsübersicht zeigt auf einen Blick, wer noch wie viele Tage hat – eine Kollisionsprüfung verhindert, dass zu viele Mitarbeitende einer Gruppe gleichzeitig abwesend sind. - 3
Zeiterfassung
Die integrierte Zeiterfassung dokumentiert tatsächliche Arbeitszeiten und vergleicht sie mit den geplanten Diensten. Überstunden, Minusstunden und Zuschlagszeiten werden automatisch berechnet – das erleichtert die monatliche Abrechnung. - 4
Auswertungen und Reports
Detaillierte Auswertungen zu Arbeitsstunden, Überstunden, Nachtdiensten, Wochenend- und Feiertagsdiensten bieten volle Transparenz. Berichte können als PDF exportiert und an die Abrechnung übergeben werden.
Das Modul in barnuva
Faire, rechtskonforme Dienstpläne entstehen aus dem Zusammenspiel von Schichtplanung, Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung – die Auswertungen fließen direkt in die Abrechnung. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Ratgeber: Dienstplan erstellen in der Jugendhilfe.
Arbeitet zusammen mit:
Häufig gestellte Fragen
Faire Dienstpläne in Minuten
Erleben Sie, wie barnuva die Dienstplanung in Ihrer Einrichtung vereinfacht.