Controlling für Jugendhilfe-Einrichtungen – Kennzahlen für Träger und Leitung
Viele Träger verlassen sich noch auf manuell gepflegte Excel-Tabellen, die zeitaufwendig zu erstellen und schnell veraltet sind. barnuva ersetzt diese Auswertungen durch ein Echtzeit-Dashboard, das die relevanten Kennzahlen direkt aus Belegung, Dienstplanung, Dokumentation und Entgeltkalkulation ableitet.
Was gehört zum Controlling einer Jugendhilfe-Einrichtung?.
Steuerung statt reiner Nachschau
Anders als die Buchhaltung richtet sich Controlling nach vorn: Ist die Einrichtung ausreichend belegt? Entspricht der Personaleinsatz der vereinbarten VBE-Ausstattung? Decken die Entgelte die tatsächlichen Kosten? barnuva beantwortet diese Fragen fortlaufend, nicht erst im Jahresabschluss.
Wer arbeitet mit dem Controlling-Modul?
Geschäftsführung, Bereichs- und Einrichtungsleitung sowie Verwaltungsleitung und Aufsichtsgremien – ausgewertet werden Bereiche, Kostenstellen und Fälle. Auswertungen über einzelne Beschäftigte sind bewusst nicht vorgesehen.
Belegungssteuerung und Auslastung.
Auslastungs-Dashboard in Echtzeit
Entgeltvereinbarungen kalkulieren meist mit 93 bis 97 Prozent Auslastung. Das Dashboard zeigt die Belegung aller Wohngruppen und Plätze in Echtzeit – inklusive freier Kapazitäten, angekündigter Aufnahmen und geplanter Beendigungen. Historische Verläufe machen saisonale Muster sichtbar.
Warum Auslastung über Wirtschaftlichkeit entscheidet
Liegt die Belegung dauerhaft unter der kalkulatorischen Auslastungsquote, entsteht ein strukturelles Defizit. Frühzeitige Transparenz verschafft Leitungen den Vorlauf, um gezielt zu akquirieren oder die Platzzahl anzupassen.
Kennzahlen für Träger und Leitung.
barnuva berechnet die zentralen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen automatisch aus den vorhandenen Daten – ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand für die Fachkräfte vor Ort.
| Kennzahl | Was sie zeigt | Genutzt für |
|---|---|---|
| Auslastungsquote | Belegte Platztage im Verhältnis zu verfügbaren Platztagen | Kapazitätsplanung, Entgeltverhandlung |
| Soll-Ist-Abweichung Personalkosten | Geplantes vs. tatsächliches Personalbudget je Bereich | Budgetsteuerung, Vertretungsbedarf |
| Deckungsbeitrag pro Fall | Entgelt abzüglich direkt zurechenbarer Kosten | Wirtschaftlichkeit einzelner Hilfeformen |
| VBE-Abdeckung | Tatsächlicher Personaleinsatz vs. vereinbarte VBE-Ausstattung | Nachweis gegenüber Kostenträger, Nachbesetzung |
| Zeitverteilung nach Kostenstelle | Erfasste Leistungen und Dokumentationszeiten je Bereich | Ressourcensteuerung, Stellenplanung |
Von der Kennzahl zur Steuerung.
Soll-Ist-Vergleich bei Personal- und Sachkosten
barnuva stellt geplante Budgets den tatsächlichen Kosten gegenüber – aufgeschlüsselt nach Personalkosten, Sachkosten und Investitionen. Abweichungen werden farblich hervorgehoben, statt erst am Jahresende aufzufallen.
Deckungsbeitrag pro Fall und Rollenvergleich
Für jeden Hilfefall berechnet barnuva den individuellen Deckungsbeitrag. So wird erkennbar, welche Hilfeformen wirtschaftlich tragfähig sind – ergänzt um die VBE-Abdeckung, die Unterbesetzungen frühzeitig sichtbar macht.
Berichtswesen gegenüber Kostenträgern.
Controlling-Snapshots als Verhandlungsgrundlage
Zu definierten Stichtagen erstellt barnuva automatische Snapshots, die den aktuellen Stand aller Kennzahlen einfrieren – als Grundlage für Quartalsberichte und die nächste Runde der Entgeltverhandlung.
Export für Vorstand, Aufsicht und Jugendamt
Alle Auswertungen und Snapshots lassen sich als PDF oder CSV exportieren – knappe Übersichten für den Vorstand, detaillierte Aufstellungen für die Wirtschaftsprüfung, nachvollziehbare Nachweise fürs Jugendamt.
Von der Kennzahl zur Entscheidung
Personalkosten-Ist-Werte stammen aus der Dienstplanung, Einnahmen aus der Abrechnung der Fachleistungsstunden und Tagessätze, die Soll-Werte aus der Entgeltkalkulation. Weichen Soll und Ist erkennbar voneinander ab, liefert barnuva nicht nur die Zahl, sondern auch den fachlichen Kontext für die richtige Entscheidung.
Arbeitet zusammen mit:
Häufig gestellte Fragen
Wirtschaftliche Steuerung in Echtzeit
Erleben Sie, wie barnuva Belegung, Kosten und Kennzahlen automatisch zusammenführt – als Grundlage für fundierte Entscheidungen.