Entgeltkalkulation nach §§ 78a ff. SGB VIII – Tagessätze transparent verhandeln
Nur wer seine Kosten transparent und nachvollziehbar belegen kann, verhandelt auf Augenhöhe. barnuva bildet den gesamten Kalkulationsprozess digital ab: Personalkosten werden aus den hinterlegten VBE-Schlüsseln abgeleitet, Sachkosten und Zulagen ergänzt, und der resultierende Tagessatz nachvollziehbar ermittelt – statt mit veralteten Excel-Tabellen und groben Schätzungen.
Rechtlicher Rahmen: §§ 78a ff. SGB VIII.
Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsentwicklungsvereinbarung
§ 78b SGB VIII unterscheidet drei Bestandteile: Die Leistungsvereinbarung beschreibt Art, Ziel und Qualität der Leistung, die Entgeltvereinbarung legt die Höhe fest – etwa Grundpauschale, Maßnahmepauschale und Investitionsbetrag – und die Qualitätsentwicklungsvereinbarung sichert die vereinbarte Qualität ab.
Landesrahmenverträge
Die Rahmenverträge nach § 78f SGB VIII konkretisieren die gesetzlichen Vorgaben und legen landesspezifische Kalkulationsschemata fest. Da sich die Rahmenverträge zwischen den Bundesländern teils erheblich unterscheiden, muss jede Einrichtung den für sie geltenden Vertrag kennen und anwenden.
Aufbau einer Entgeltkalkulation.
Eine professionelle Entgeltkalkulation gliedert sich in drei Hauptkostenblöcke. barnuva bildet alle drei digital ab und verknüpft sie mit den tatsächlich anfallenden Kosten aus dem laufenden Betrieb.
Personalkosten pro Bereich (VBE, AG-SV, Zulagen)
Mit meist 60 bis 80 Prozent der größte Kostenblock. barnuva berechnet ihn differenziert nach Bereichen – Betreuung, Leitung, Verwaltung, Hauswirtschaft – auf Basis der hinterlegten Vollbeschäftigteneinheiten. Zeitzuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste werden automatisch berechnet, Zuschlagssätze sind an den Tarifvertrag anpassbar.
Sachkosten und Investitionskosten
Verpflegung, Bekleidung, Taschengeld, Energie sowie Investitionskosten für Gebäude, Ausstattung und Instandhaltung. Auch Supervision und Fortbildung werden als eigenständige Positionen erfasst – transparent darstellbar gegenüber dem Kostenträger.
Vom Kostenblock zum Tagessatz.
Der Kalkulationsweg führt von den erfassten Kostenblöcken über eine klar definierte Formel bis zum verhandlungsfähigen Tagessatz.
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Kostenblöcke zusammenführen
Personalkosten, Sachkosten und Investitionskosten laufen zu den Gesamtjahreskosten der Einrichtung zusammen. - 2
Tagessatz-Formel anwenden
Tagessatz = Gesamtjahreskosten / (Plätze × Betriebstage × Auslastungsquote).850.000 € / (8 × 365 × 0,95) ≈ 306 €/Tag
Rechenbeispiel: 8 Plätze, 850.000 € Gesamtjahreskosten, 95 % Auslastung.
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Auslastungsquote im Blick behalten
Die meisten Rahmenverträge legen 93 bis 97 Prozent Auslastung fest. Liegt die tatsächliche Belegung darunter, entsteht ein Defizit, das sich nur über das Controlling frühzeitig erkennen lässt. - 4
Vorlage speichern und Versionsvergleich nutzen
Kalkulationen lassen sich als Vorlagen für neue Hilfeformen oder Standorte wiederverwenden. Der Versionsvergleich zeigt Veränderungen zwischen zwei Kalkulationsständen nebeneinander – etwa den Effekt einer Tarifsteigerung.
Entgeltverhandlungen mit Kostenträgern vorbereiten.
Nachvollziehbarkeit als Verhandlungsvorteil
Jede Position ist einsehbar, jede Änderung an der Kalkulation wird protokolliert. Einrichtungen, die ihre Kosten sauber belegen können, verhandeln erfahrungsgemäß auf einer stabileren Grundlage als solche mit intransparenten Pauschalen.
Verknüpfung mit Controlling und Abrechnung
Kalkulierte Soll-Werte werden automatisch mit den Ist-Werten aus dem Controlling abgeglichen. Die abgerechneten Fachleistungsstunden und Tagessätze aus der Abrechnung liefern zusätzlich die Datengrundlage, ob Auslastung und Personaleinsatz dem tatsächlichen Betrieb entsprechen.
Das Modul in barnuva
Kalkulation, Controlling, Abrechnung und Dienstplanung greifen ineinander: Personalkosten-Ist-Werte stammen aus der Dienstplanung, Einnahmen aus der Abrechnung – und weichen Soll und Ist erkennbar voneinander ab, ist das ein Argument für die nächste Verhandlungsrunde.
Arbeitet zusammen mit:
Häufig gestellte Fragen
Tagessätze transparent kalkulieren
Erleben Sie, wie barnuva Personalkosten, Sachkosten und Zuschläge automatisch zum nachvollziehbaren Tagessatz zusammenführt.