Dokumentationssoftware für die Jugendhilfe – digital und lückenlos
Eine Dokumentationssoftware für die Soziale Arbeit digitalisiert das gesamte Berichtswesen: Tagesberichte, Wochenberichte, Monatsberichte und Sonderberichte werden durch ein einheitliches, revisionssicheres System ersetzt. barnuva verbindet Berichterstellung, Freigabe-Workflows und automatische Zusammenfassungen – damit Fachkräfte weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit den Kindern und Jugendlichen verbringen.
Dokumentationspflichten in der Jugendhilfe.
Nach § 34 SGB VIII sind Einrichtungen verpflichtet, den Hilfeverlauf nachvollziehbar zu dokumentieren – als Grundlage für Qualitätssicherung, Nachweis gegenüber Kostenträgern und Schutz der Fachkräfte.
Was muss dokumentiert werden?
Der tägliche Gruppenverlauf, besondere Vorkommnisse, Medikamentengaben, Kontakte mit Sorgeberechtigten und Jugendamt, Krisensituationen sowie die Entwicklung in Bezug auf Hilfeplanziele und alle pädagogischen Interventionen.
Gesetzliche Grundlagen
§ 36 SGB VIII regelt Mitwirkung und Hilfeplan, § 78b SGB VIII verpflichtet zu Qualitätsentwicklungsvereinbarungen. Ergänzend gelten die Betriebserlaubnisvoraussetzungen nach § 45 SGB VIII sowie – bei Verdacht auf Kindeswohlgefährdung – § 8a SGB VIII.
Berichtsarten im barnuva Berichtswesen.
barnuva deckt alle gängigen Berichtsarten ab – abgestimmt auf die Anforderungen von Wohngruppen, ambulanten Diensten und Einrichtungsleitungen.
Tagesberichte
Im Berichtswesen werden Tagesberichte pro Klient oder Wohngruppe erfasst, einer Schicht zugeordnet und können gegengelesen und freigegeben werden – die digitale Tagesbericht-Software ersetzt das handschriftliche Übergabebuch.
Wochen- und Monatsberichte
Wochenberichte aggregieren automatisch die wichtigsten Informationen der vergangenen Woche; Fachkräfte ergänzen Einschätzung und Handlungsempfehlungen. Monatsberichte fassen Entwicklung, Zielerreichung und besondere Ereignisse des gesamten Monats zusammen.
Entwicklungsberichte
Für Jugendamt und Hilfeplanfortschreibung stehen alle relevanten Informationen – von Tagesberichten über Hilfeplanziele bis zu medizinischen Daten – zentral in der digitalen Klientenakte zur Verfügung.
Verlaufsdokumentation und Vorlagen.
Zwei Werkzeuge sorgen dafür, dass Dokumentation nicht nur vorgeschrieben, sondern auch effizient ist.
Verlaufsdokumentation
Die fortlaufende Verlaufsdokumentation erfasst alle relevanten Ereignisse chronologisch: Tagesberichte, Sonderberichte, Krisenprotokolle und Hilfeplanfortschreibungen fließen zu einem lückenlosen Zeitstrahl pro Klient zusammen.
Vorlagen und Textbausteine
Wiederkehrende Formulierungen und Standardtexte lassen sich als einrichtungsspezifische Vorlagen speichern – das spart Zeit und sorgt für einheitliche Qualität im Berichtswesen.
Von der Pflicht zum Mehrwert.
Gute Dokumentation ist mehr als eine lästige Pflicht: Wird sie strukturiert und konsequent geführt, wird sie zum Instrument der Qualitätsentwicklung nach § 78b SGB VIII.
Muster und Trends erkennen
Einrichtungsleitungen erkennen Muster und Trends, Fachkräfte reflektieren ihre Arbeit systematisch, und das Jugendamt erhält transparente Nachweise über den Hilfeverlauf.
Automatische Auswertungen
Automatische Auswertungen zeigen, ob Hilfeplanziele erreicht werden. Spezialisierte Lösungen für die Jugendhilfe bieten gegenüber allgemeinen Programmen erhebliche Vorteile.
Ein Tag mit digitaler Dokumentation.
So sieht digitale Dokumentation im Alltag einer Wohngruppe aus – vom Schichtbeginn bis zur Übergabe.
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Schichtübergabe lesen
Eine Erzieherin beginnt ihre Spätschicht und liest zunächst den Tagesbericht der Frühschicht in barnuva – wichtige Informationen sind bereits markiert. - 2
Beobachtungen laufend erfassen
Während der Schicht trägt sie Beobachtungen direkt am Tablet in der Wohngruppe in den Tagesbericht ein. - 3
Medikamentengabe verknüpft sich automatisch
Medikamentengaben werden im Medikationsmodul dokumentiert und erscheinen automatisch im Tagesbericht. - 4
Bericht abschließen und übergeben
Am Ende der Schicht wird der Bericht abgeschlossen und steht der Nachtbereitschaft sofort zur Verfügung – die Einrichtungsleitung erhält automatisch eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorkommnisse.
Das Modul in barnuva
Dokumentation läuft in barnuva nie isoliert: Tagesberichte fließen automatisch in die digitale Klientenakte, Medikamentengaben erscheinen im Bericht der Schicht, und Wochen- sowie Monatsberichte verdichten sich zu Entwicklungsberichten für Jugendamt und Hilfeplan.
Arbeitet zusammen mit:
Häufig gestellte Fragen
Dokumentation, die Zeit spart
Erleben Sie, wie barnuva die Dokumentation in Ihrer Einrichtung vereinfacht.