Aufbewahrungsfristen in der Jugendhilfe – Was Sie wissen müssen

Die Aufbewahrungspflichten in der Jugendhilfe ergeben sich aus einem Zusammenspiel verschiedener Rechtsquellen. Zentral sind die Regelungen des SGB VIII (Kinder- und Jugendhilfegesetz), insbesondere der zum 01.07.2025 in Kraft getretene §9b SGB VIII (UBSKM-Gesetz): Er verpflichtet dazu, Akten der Erziehungshilfe, Eingliederungshilfe, Heimunterbringung und Vormundschaft 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres des jungen Menschen aufzubewahren – damit Betroffene auch Jahrzehnte später Zugang zu ihren Unterlagen haben. Ergänzend greifen die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die den Grundsatz der Speicherbegrenzung festlegen: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.

Darüber hinaus sind steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten relevant, insbesondere für Abrechnungsunterlagen. Die Abgabenordnung (AO) schreibt in §147 Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren für Buchungsbelege und Geschäftsunterlagen vor. Für gemeinnützige Träger gelten diese Fristen gleichermaßen, da sie der steuerlichen Prüfung unterliegen.

Landesrechtliche Regelungen können zusätzliche oder abweichende Vorgaben enthalten. In einigen Bundesländern existieren eigene Archivgesetze, die bei der Vernichtung von Akten mit historischer Bedeutung zu beachten sind. Es empfiehlt sich daher, die jeweils geltenden Landesvorschriften zu prüfen.

Bei Kinderschutzfällen nach §8a SGB VIII gelten besonders lange Aufbewahrungsfristen. Der Grund: Betroffene können auch im Erwachsenenalter Ansprüche geltend machen oder Einsicht in die Akten verlangen, etwa bei zivilrechtlichen Schadensersatzansprüchen. Viele Träger und Jugendämter bewahren Kinderschutzakten daher mindestens 20 bis 30 Jahre auf. In einigen Bundesländern empfehlen die Landesjugendämter sogar eine noch längere Aufbewahrung.

Besonders kritisch ist die Situation bei §8a-Fällen, in denen eine Kindeswohlgefährdung eingeschätzt wurde – unabhängig davon, ob sie sich bestätigt hat. Diese Akten müssen lückenlos dokumentiert und sicher archiviert werden. Eine vorzeitige Vernichtung kann im Worst Case dazu führen, dass ein Träger Schutzmaßnahmen nicht nachweisen kann und in die Haftung gerät.

Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen wird mit zunehmender Aktenmenge zur organisatorischen Herausforderung – insbesondere wenn Akten in Papierform in verschiedenen Archivräumen lagern. Digitale Archivierung bietet hier entscheidende Vorteile: Dokumente können automatisch mit einem Aufbewahrungsdatum versehen werden, Erinnerungen warnen rechtzeitig vor dem Ablauf von Fristen, und die Suche nach einzelnen Dokumenten dauert Sekunden statt Stunden.

Eine Software wie barnuva ermöglicht die revisionssichere digitale Ablage aller Klientendokumente. Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen – unter anderem mit der geltenden Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden Verantwortliche automatisch benachrichtigt und können die Löschung gemäß dem hinterlegten Löschkonzept veranlassen.

Die DSGVO verlangt in Art. 17 ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten, sobald der Verarbeitungszweck entfällt – es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht steht dem entgegen. Für Jugendhilfeeinrichtungen bedeutet das: Es braucht ein systematisches Löschkonzept, das festlegt, wann welche Datenkategorien gelöscht werden. Ein solches Konzept umfasst typischerweise eine Dateninventur (welche Daten werden wo gespeichert?), die Zuordnung von Löschfristen pro Datenkategorie, die Definition von Verantwortlichkeiten und einen regelmäßigen Prüfprozess.

Ohne ein solches Konzept riskieren Einrichtungen Bußgelder durch die Datenschutzaufsicht und – noch gravierender – einen Vertrauensverlust bei Klienten und Kostenträgern. Die Dokumentationsfunktionen von barnuva unterstützen Einrichtungen bei der automatischen Umsetzung ihres Löschkonzepts, indem sie Fristen überwachen und Löschvorschläge generieren.