Aufnahmemanagement für Jugendhilfeeinrichtungen
Der Aufnahmeprozess beginnt lange bevor ein Kind oder Jugendlicher zum ersten Mal in der Wohngruppe ankommt. barnuva bildet ihn strukturiert ab: von der ersten Anfrage über die Prüfung freier Plätze bis zur Aufnahmeentscheidung – und übergibt die erfassten Angaben bei Aufnahme nahtlos in die Klientenakte, ohne Doppeleingabe.
Warum ein strukturiertes Aufnahmemanagement wichtig ist.
Ohne zentrales System verteilen sich Anfragen auf Postfächer, Telefonnotizen und einzelne Gedächtnisse – mit dem Risiko, dass eine Anfrage übersehen oder verspätet beantwortet wird.
Anfragen gehen nicht verloren
Jede Anfrage wird an einer Stelle erfasst und bleibt sichtbar – unabhängig davon, wer sie ursprünglich entgegengenommen hat.
Reaktionszeiten verkürzen
Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar, Rückfragen von Jugendämtern lassen sich schneller beantworten, Zuständigkeiten sind klar.
Nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage
Welche Angaben lagen vor, welche Kapazitäten standen zur Verfügung, wer war am Erstgespräch beteiligt – eine strukturierte Dokumentation schafft diese Nachvollziehbarkeit auch im Rückblick.
Der Aufnahmeprozess in barnuva.
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Anfragen-Eingang aus mehreren Kanälen
Jede Aufnahmeanfrage wird zentral erfasst – unabhängig davon, ob sie telefonisch, per E-Mail oder direkt vom Jugendamt eingeht. Alter, Geschlecht, Problemlage und gewünschter Aufnahmezeitpunkt werden strukturiert dokumentiert. - 2
Anfrage-Status-Workflow
Jede Anfrage durchläuft definierte Statusschritte: Eingang, Vorprüfung, Erstgespräch, Entscheidung, Aufnahme oder Absage. Der aktuelle Status ist für alle Beteiligten sichtbar und wird bei jeder Änderung protokolliert. - 3
Kapazitätsprüfung nach Standort
barnuva zeigt die aktuelle Belegung pro Standort, Wohngruppe und Angebotsform an. So lässt sich rasch prüfen, ob und wo ein Platz frei ist – auch standortübergreifend. - 4
Matching von Anfrage und Platz
barnuva stellt die Anforderungen einer Anfrage – etwa Alter, Geschlecht und Bedarfe – den verfügbaren Plätzen und Gruppenkonstellationen gegenüber. Die fachliche Einschätzung der Passung bleibt bei den zuständigen Fachkräften.
Kommunikation dokumentieren, Übergang gestalten.
Kommunikationsprotokoll
Telefonate, E-Mails und Gespräche werden chronologisch dokumentiert – auch wenn im Verlauf mehrere Personen an einer Anfrage beteiligt waren oder die Bearbeitung übergeben wurde.
Übernahme in Klientenakte und Fall
Wird eine Anfrage positiv beschieden, übernimmt barnuva die erfassten Angaben in eine neue Klientenakte und den zugehörigen Fall – ohne Medienbruch, direkt anschließbar an die Hilfeplanung.
Absagen nachvollziehbar dokumentieren
Auch Absagen werden mit Begründung und Zeitpunkt festgehalten – das schafft Transparenz gegenüber Jugendämtern und erleichtert den Rückblick.
Überblick für die Einrichtungsleitung.
Für Leitungskräfte ist neben dem Einzelfall vor allem der Gesamtüberblick relevant: wie viele Anfragen aktuell laufen, wie die Belegung über alle Standorte verteilt ist und wo sich Absagen mangels freier Plätze häufen. barnuva stellt diese Informationen gebündelt bereit, statt sie mühsam aus einzelnen Anfragen zusammenzutragen.
Das Modul in barnuva
Aufnahme, Belegung und Klientenakte greifen ineinander: Kapazitätsdaten stammen aus derselben Belegungsübersicht wie das Controlling, und jede Aufnahmeentscheidung landet automatisch dort, wo der weitere Hilfeprozess beginnt.
Arbeitet zusammen mit:
Häufig gestellte Fragen
Aufnahmen strukturiert und transparent managen
Erleben Sie, wie barnuva Anfragen, Kapazitäten und den Übergang in die Klientenakte für Ihre Einrichtung vereinfacht.