Hilfeplanung digital – Software für den Hilfeplanprozess

Gesetzliche Grundlage (§36 SGB VIII)

§36 SGB VIII verpflichtet das Jugendamt, bei der Gewährung von Hilfe zur Erziehung einen Hilfeplan aufzustellen. Der Hilfeplan enthält Feststellungen über den erzieherischen Bedarf, die zu gewährende Art der Hilfe und die notwendigen Leistungen. Er ist regelmäßig zu überprüfen – in der Praxis meist halbjährlich im Rahmen eines Hilfeplangesprächs (HPG). §36a SGB VIII konkretisiert die Steuerungsverantwortung des Jugendamts, und §37 SGB VIII regelt die Zusammenarbeit bei Hilfen außerhalb der eigenen Familie.

Der Hilfeplanprozess im Überblick

Der Hilfeplanprozess umfasst mehrere Phasen: Bedarfsfeststellung, Zielformulierung, Maßnahmenplanung, Durchführung, regelmäßige Überprüfung (Fortschreibung) und Abschluss der Hilfe. In jeder Phase fallen Dokumentationsaufgaben an, die im Hilfeplan zusammengeführt werden.

Beteiligte am Hilfeplangespräch

Am HPG nehmen in der Regel teil: die zuständige Fachkraft des Jugendamts, die Sorgeberechtigten, der junge Mensch (ab einem bestimmten Alter), der Bezugsbetreuer der Einrichtung und ggf. weitere Fachkräfte (Therapeuten, Lehrer). Die Koordination dieser Beteiligten und die Protokollierung der Ergebnisse ist aufwändig – und fehleranfällig, wenn sie manuell erfolgt.

Komplexe Abstimmungsprozesse

Hilfeplanziele müssen zwischen Jugendamt, Einrichtung, Familie und dem jungen Menschen abgestimmt werden. Änderungen, Ergänzungen und Konkretisierungen erfordern eine nachvollziehbare Dokumentation, die alle Beteiligten einsehen können.

Dokumentation und Nachverfolgung von Zielen

Im Alltag geraten Hilfeplanziele oft in den Hintergrund. Die tägliche Dokumentation referenziert selten auf die vereinbarten Ziele, und bei der Fortschreibung fehlt der systematische Überblick über den Zielerreichungsgrad. Das macht die Hilfeplanung weniger wirksam als sie sein könnte.

Übergänge und Fortschreibungen

Wenn Ziele erreicht sind, müssen neue formuliert werden. Wenn Maßnahmen nicht greifen, müssen Anpassungen vorgenommen werden. Diese Fortschreibungen müssen nachvollziehbar dokumentiert und mit der bisherigen Hilfegeschichte verknüpft sein.

Strukturierte Zielerfassung (SMART-Kriterien)

Eine gute Software führt die Fachkraft durch die Zielformulierung: Ziele werden nach SMART-Kriterien erfasst (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert). Das stellt sicher, dass Ziele nicht vage bleiben, sondern konkret überprüfbar sind.

Maßnahmenplanung und Zuständigkeiten

Zu jedem Ziel werden konkrete Maßnahmen definiert: Was soll getan werden? Wer ist verantwortlich? Bis wann? Die Software stellt sicher, dass keine Maßnahme ohne Zuständigkeit bleibt und Fristen automatisch überwacht werden.

Automatische Erinnerungen an Fortschreibungstermine

HPG-Termine müssen in der Regel alle sechs Monate stattfinden. Eine Software erinnert automatisch an bevorstehende Fortschreibungstermine und stellt sicher, dass der Hilfeplan nicht versehentlich überfällig wird.

Verknüpfung mit Verlaufsdokumentation

Die tägliche Berichtswesen und Verlaufsdokumentation referenzieren automatisch auf die Hilfeplanziele. Bei der Fortschreibung kann die Fachkraft auf die gesammelten Verlaufsdaten zurückgreifen und fundiert bewerten, ob ein Ziel erreicht wurde.

barnuva bildet den gesamten Hilfeplanprozess in der digitalen Klientenakte mit Hilfeplanung ab: Hilfeplanziele, Maßnahmen, Zuständigkeiten, Fortschreibungstermine und die Verknüpfung mit der Dokumentation in der Jugendhilfe. HPG-Termine werden automatisch verwaltet, Berichte für das Jugendamt können direkt aus den vorhandenen Daten generiert werden, und die Leistungszuordnung zu Hilfeplanzielen ist in der Abrechnung abgebildet. Einen vollständigen Überblick bietet der Jugendhilfe-Software Leitfaden.