Fachleistungsstunden-Rechner – Kosten einfach berechnen

Fachleistungsstunden (FLS) sind die gängige Abrechnungseinheit in der ambulanten Jugendhilfe nach SGB VIII. Eine Fachleistungsstunde umfasst dabei nicht nur die direkte Arbeit mit dem Kind, Jugendlichen oder der Familie, sondern auch die fallbezogene Vor- und Nachbereitung, Dokumentation, Supervision und in vielen Fällen auch Fahrtzeiten zum Einsatzort.

Der Stundensatz wird in der Regel zwischen dem Träger der freien Jugendhilfe und dem zuständigen Jugendamt als Kostenträger verhandelt. Die Höhe variiert erheblich: In ländlichen Regionen liegen die Sätze häufig zwischen 40 und 55 Euro, in Ballungsräumen und bei spezialisierten Hilfen können sie 70 bis 80 Euro oder mehr betragen. Einflussfaktoren sind unter anderem die Qualifikation der eingesetzten Fachkraft (Sozialarbeiterin, Therapeutin, Erzieherin), die Art der Hilfe (SPFH, Erziehungsbeistandschaft, ISE) und die regionalen Kostenstrukturen.

Für Träger ist die korrekte Kalkulation von Fachleistungsstunden geschäftskritisch: Der Stundensatz muss alle anfallenden Kosten – Personalkosten, Fahrtkosten, Verwaltungskosten, Supervision und Fortbildung – abdecken und gleichzeitig wettbewerbsfähig sein. Zu niedrig angesetzte Stundensätze gefährden die wirtschaftliche Tragfähigkeit, zu hohe Sätze erschweren die Verhandlung mit dem Kostenträger.

Mit unserem Fachleistungsstunden-Rechner können Sie schnell und transparent ermitteln, welche Gesamtkosten bei einem bestimmten Stundensatz und Stundenvolumen entstehen. So schaffen Sie eine fundierte Grundlage für Entgeltverhandlungen, interne Kalkulationen und Angebotsplanungen. Eine ausführliche Einführung in Definition und Abrechnung bietet der Grundlagenartikel Was sind Fachleistungsstunden?

Der Stundensatz ist keine gegriffene Zahl, sondern das Ergebnis einer Kalkulation, die alle Kosten einer Vollzeitstelle (Vollbeschäftigteneinheit, VbE) auf die tatsächlich abrechenbaren Stunden umlegt. Vier Bausteine bestimmen das Ergebnis:

• Personalkosten je VbE: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Zusatzversorgung und tarifliche Sonderzahlungen. Bei einer Fachkraft in Anlehnung an TVöD SuE kommen so schnell Jahrespersonalkosten von 60.000 bis 75.000 Euro zusammen – der größte Kostenblock der Kalkulation.
• Ausfallzeiten: Urlaub, Krankheit, Feiertage und Fortbildung reduzieren die Netto-Jahresarbeitszeit. Dazu kommen nicht fallbezogene Zeiten wie Teamsitzungen, Supervision und allgemeine Verwaltung. Von rund 1.700 Brutto-Jahresarbeitsstunden bleiben in der ambulanten Praxis häufig nur 1.000 bis 1.200 abrechenbare (produktive) Stunden übrig – je weniger produktive Stunden, desto höher muss der Satz je Stunde sein.
• Fahrtkosten und Sachkosten: Kilometergeld oder Dienstfahrzeuge, Handy, Arbeitsmaterial und fallbezogene Aufwendungen. In ländlichen Regionen mit langen Wegen ist dieser Posten deutlich größer als im städtischen Umfeld – und wird bei der Kalkulation gern unterschätzt.
• Overhead (Gemeinkosten): Leitung, Verwaltung, Miete, IT, Versicherungen und Qualitätsentwicklung, anteilig auf die Fachleistungsstunden umgelegt. Üblich sind Zuschläge in der Größenordnung von 10 bis 20 Prozent auf die Personalkosten.

Vereinfacht als Formel: Stundensatz = (Jahrespersonalkosten + Sachkosten + Gemeinkosten) ÷ produktive Jahresstunden. Welche Bestandteile im Detail anerkannt werden, regeln die Rahmenverträge und die Entgeltvereinbarung mit dem jeweiligen Jugendamt.

So könnte die Kalkulation für eine Vollzeit-Fachkraft in der Sozialpädagogischen Familienhilfe aussehen (vereinfachtes Beispiel mit gerundeten Werten):

• Schritt 1 – Jahrespersonalkosten: 52.000 € Bruttogehalt + 13.000 € Arbeitgeberanteile und Zusatzversorgung = 65.000 € je VbE.
• Schritt 2 – Netto-Jahresarbeitszeit: 52 Wochen × 39 Stunden = 2.028 Stunden, abzüglich 30 Tage Urlaub, ca. 10 Feiertage, durchschnittlich 15 Krankheitstage und 5 Fortbildungstage (zusammen ca. 468 Stunden) = rund 1.560 Netto-Arbeitsstunden.
• Schritt 3 – Produktive Stunden: Abzüglich Teamsitzungen, Supervision, allgemeiner Verwaltung und Leerlauf (im Beispiel ca. 25 Prozent) bleiben rund 1.170 abrechenbare Stunden.
• Schritt 4 – Personalkostensatz: 65.000 € ÷ 1.170 Stunden = 55,56 € pro Stunde.
• Schritt 5 – Zuschläge: + 15 % Sach- und Fahrtkosten (8,33 €) + 10 % Overhead (5,56 €) = rund 69,45 € pro Fachleistungsstunde.

Das Beispiel zeigt den Hebel der produktiven Stunden: Sinken die abrechenbaren Stunden von 1.170 auf 1.000 – etwa durch mehr Ausfälle oder längere Fahrtwege – steigt der kostendeckende Satz bei sonst gleichen Kosten auf über 81 Euro. Mit dem Rechner oben können Sie solche Szenarien in Sekunden durchspielen; die vollständigen Kalkulationsgrundlagen für Verhandlungen nach §§ 78a–g SGB VIII behandelt unser Leitfaden zur Entgeltkalkulation.

• Zu optimistische produktive Stunden: Wer mit 1.500 statt realistischen 1.100 abrechenbaren Stunden je VbE kalkuliert, setzt den Satz um mehr als ein Viertel zu niedrig an – und subventioniert jede Hilfe aus eigener Tasche.
• Ausfallzeiten vergessen: Krankheit, Fortbildung und Supervision müssen in die Kalkulation, auch wenn sie nicht einzeln abrechenbar sind.
• Fahrtzeiten falsch zugeordnet: Ob Wegezeiten Bestandteil der Fachleistungsstunde sind oder in den Satz einkalkuliert werden müssen, regelt die Vereinbarung – wer beides vermischt, rechnet doppelt oder verschenkt Zeit. Praxisbeispiele dazu zeigt der Ratgeber Fachleistungsstunden: Beispiele aus der Praxis.
• Overhead zu niedrig angesetzt: Leitung, Verwaltung und IT wachsen mit – ein pauschaler Mini-Zuschlag aus Gründungszeiten trägt ein wachsendes Team nicht.
• Tarifsteigerungen ignoriert: Entgeltvereinbarungen laufen über längere Zeiträume; ohne einkalkulierte Tarif- und Kostensteigerungen schrumpft die Marge Jahr für Jahr.
• Lückenhafte Dokumentation: Die beste Kalkulation nützt nichts, wenn erbrachte Stunden nicht sauber erfasst und nachgewiesen werden – nicht dokumentierte Stunden sind verlorene Stunden.

Für die Bewilligungsseite – also die Frage, wie Familien überhaupt zu einem Stundenkontingent kommen – lohnt ein Blick in den Ratgeber Fachleistungsstunden beantragen. Für Leistungen der Eingliederungshilfe außerhalb des SGB VIII gelten eigene Vertrags- und Kalkulationsregeln – mehr dazu unter Fachleistungsstunden nach SGB IX.